オフィスソフトの種類の解説

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MOSで受験できるオフィスソフトは?

オフィスソフト

マイクロソフトオフィススペシャリストはマイクロソフトのオフィスソフトであるエクセル、ワード、アクセス、パワーポイント、アウトルックのスキルを証明してくれる資格です。

そもそものオフィスソフトはどのような事をするソフトなのでしょうか?ここでは各ソフトについて初学者向けに簡単に解説します。

エクセル

エクセルの画面

エクセルは表計算ソフトです。みなさん使った事があるのではないのでしょうか。ワードと並びTHEオフィスソフトと言ってもいいでしょう。就職の求人表にも”エクセル、ワード使える方”などと条件に書かれてる事があるので目にした事がある方がほとんどではないでしょうか。また仕事における「パソコンを使える」はエクセルを使えるとほぼ同意だった時代もあります。請求書、スケジュール、企画書、報告書何でもエクセルで作る事ができます。

MOS資格初学者の方はエクセルを単なる文字が打てるワープロソフトと思ってる方もおられるかもしれません。もちろんワープロのような使い方もできますがエクセルが便利な点は関数などを使って計算や並び替え集計を自動で行ってくれる点です。例えばお店の売り上げなど商品別に売上金額、売上個数を入力したとします。合計を出したり、売れてる個数順、金額順に並び替えたりするのは手書きなら大変ですがエクセルならワンクリックでできます。またこういった表をオリジナルで自身で作れるのが魅力です。数字だけでなく”あいうえお”順の並び替えや検索機能を使いこなせば文章管理にも便利です。

また上級者用途では簡単なデータベースを作ったり、アプリケーションを作成する事も出来ます。

しかし仕事で使わない方は家庭のパソコンに入っててもあまり使わない方も多いでしょうし、学校の授業でちょっと習ったけど家では使わないという方も多いようです。しかしエクセルをちゃんと使えると家庭でもいろいろな事に使えます。家計簿、カレンダー、スケジュール帳など数字を入力していくものならかなり便利に使えます。個人事業などにおいても作業の効率化には、はずせません。

資格勉強をきっかけに、エクセルをしっかり使えるようになれば自分なりの応用が利くようになりますし、エクセルの操作を覚えるとほかのソフトでも同じような考え方だったり、似てるような操作が多いのでパソコン初心者の方はエクセルから学んでいくのがお勧めです。

エクセルのMOS勉強法はこちら

ワード

wordの画面

ワードはワープロソフトです。パソコンが普及する前、家庭ではワープロ単体のハードで活字の文章を書いていました。家庭用のワープロはディスプレイも1行程度しかないものもあり書類を印刷するまでは全体像がわからないものも多かった記憶があります。

日本語のワープロソフトと言えば最初は「一太郎」が有名で、英語圏で開発されたWordは文字数指定や縦書きなどの日本語特有の書式に対応した機能を持っていないため、あまり普及していませんでした。

その後日本語向けの開発やWindows95のヒットや人気のあったエクセルとのセット販売などにより今では圧倒的なシェアを誇るようになりました。ほとんどの会社に入ってるワープロソフトが「ワード」のためMOSの資格が有利なのです。

ワードの便利な点は段落、行間の調整が容易で頁番号や目次の自動生成機能がある点、ワークシートごとに設定を変えなくてもいい点などあげられます。ページが増えても編集が容易な点ではエクセルに比べたら長文文章に適しています。

エクセルが使えればワードはいらないのでは?と思ってしまう方も多いようです。実際にワード派、エクセル派というのはあり、人によって仕事によって様々なようです。しかし現場によっては選べない事もあり、どちらもある程度使えるに越したことはありません。

ワードのMOS勉強法について詳しくはこちら

パワーポイント

wordの画面

パワーポイントはプレゼンテーションに特化したソフトです。プレゼンというと会社の会議室などでプロジェクターを使ったプレゼン風景を連想すると思います。プロジェクターの映像にはグラフや数字があり、説明が終わるとページを換えたり戻したりしてる。まさにその時に使うのソフトがパワーポイントです。

パワーポイントを映像や音などを駆使して使える方はそう多くはありませんので、パワーポイントのMOS資格は求職中の方やキャリアアップを目指してる方にはお勧めの資格です。

パワーポイントは基本的にはプロジェクターなどで写すスライドのレイアウトを整えたり、ページ設定したりするソフトですが、現在ではインターネットを使って離れた場所からのプレゼンにも役立ちます。パワーポイントは全てのパソコンに入ってる訳ではなくファイルを送ってのプレゼンには向いてませんでした。しかし今ではアドレスを送るだけでインターネットエクスプローラーなどのネット閲覧ソフト(ブラウザ)でファイルの閲覧ができるようになりました。これからはプレゼンしに行くというよりアドレスを送るだけのプレゼンにシフトして行くような時代です。操作法をマスターして損はありません。

パワーポイントのMOS勉強法について詳しくはこちら

アクセス

accessの画面

アクセスはデータベース管理ソフトです。データベースの管理などはプログラマーなどの専門の役職の方が行う仕事でしたがアクセスの登場により専門知識がない方でも比較的簡単にデータベースの開発ができるようになりました。中小企業の比較的小規模のデータベース管理に使用されてるイメージですが、専門的な開発者でも一部に使用する場合もあります。

またエクセルでのデータ管理に限界を感じAccessに移行したという方も沢山います。アクセスの魅力は データの再利用が出来る同じデータを入力しなくてもいい点、人為的な入力ミス、集計ミスを防ぐことが出来る。多くの形式のレポートを簡単に作れる点などです。

エクセルを使い慣れてる方にとってはクリップボードを経由でデータを簡単にやりとりできる機能は大いに魅力的です。

アクセスを使えるだけで会社によってはかなり重宝されます。私の知り合いはプラグラマーではないのですが、アクセスを使えるため会社をやめた後でも、その会社からプログラムをお願いされます。その発注単価もかなり高かったことからかなり羨ましかったのを覚えています。

エクセル、ワードがこんなにも当たり前にみんなが使える時代にアクセスを取得したらキャリアアップにつながります。

アクセスのMOS勉強法について詳しくはこちら

アウトルック

アウトルックはメールソフトです。 以前はウィンドウズを買うと標準で付いていて 普通にメールを使っていたため、アウトルックを買うという 認識も技能が必要という事もなかったかと思います。

実はアウトルックも皆さんが普段あまり使わない機能や、 ちゃんと使えば効率的に仕事ができる機能がたくさんあります。 最近のアウトルックはスマートフォンと同期してスケジュール 管理などが出来ます。 法人に寄せられる膨大な数のメールの整理や検索、管理などは 一つの技能と言えます。そのためMOSにはアウトルックの技能を証明する試験があるのです。

フリーのメールソフトやウェブのフリーソフトが充実してる中でのoutlookの利点は他のオフィスソフトとの連携がうまくできる点やスマフォとの同期が簡単な点などです。グループや個人のスケジュールの管理を行うグループウェアという位置づけで採用してる会社が多いようです。

アウトルックのMOS勉強法について詳しくはこちら

独学でも合格できる?

実はこの検定、独学では少し難しいところがあります。

MOSの試験は、出題傾向がありますので、的を絞った勉強が出来れば合格は一気に近くなりますが、独学だとなかなかそれが難しいのです。

仕事場のパソコンにはオフィスソフトは入っていても家のパソコンには入ってないという方も多いのではないでしょうか。通学教室にはもちろんオフィスが入ったパソコンがありますし、最近の通信ではオフィスソフトを持っていなくても学習できるソフトがあります。価格が安い講座も多いのでオフィスソフトを買うよりお得な場合もあります。

もっと初心者はパソコン教室で基本を習った方が効率的だったりします。

それに、勉強も一人でやっているとどれくらい自分に力がついたとかは分からないものです。スクールか通信講座なら独学より若干費用は掛かりますが、系統立てたカリキュラムを専門家に習う事で最短で合格し一番大切な時間を買うという事ができます。それはのちのち自分に返ってくる"自己投資"と考えて割り切りましょう。

勉強を始める切っ掛けを作る